Kundstudie

Säker projektdelning i bygg- och anläggningsprojekt

Så hjälpte Storegate ett teknikkonsultföretag att standardisera dokumentutbyte med beställare, entreprenörer och underkonsulter

Utforska våra tjänster Kontakta oss

Enhetlig projektdelning över alla team och leveranser

Vi har äntligen ett enhetligt sätt att dela handlingar mellan alla team och parter, felversioner och onödiga frågor har minskat markant. Besluten går snabbare med e-signering av protokoll och ÄTA, samtidigt som administrationen krympt tack vare Outlook/Teams-flöden och Smarta påminnelser. Händelseloggen ger full spårbarhet och gör det enklare att möta beställarnas krav. Och viktigast: vår data stannar i Sverige.

— Uppdragsledare

Kunden:

Ett svenskt teknikkonsultföretag som leder och projekterar större bygg- och anläggningsprojekt tillsammans med kommuner, regioner och privata fastighetsägare. Organisationen driver parallella projekt med många externa parter och har höga krav på spårbarhet, sekretess och enkel åtkomst för personer både inom och utanför den egna IT-miljön. Av sekretessskäl önskar kunden vara anonym.

Kundens utmaning: 

Rörig delning och versionsstrul. Ritningar (DWG/PDF), BIM-modeller (IFC), kalkyler och bilder skickades via mejl, olika moln och ibland USB vilket ledde till felversioner och onödiga frågor.

Olika säkerhetskrav per mottagare. Vissa underlag skulle delas öppet till anbudsgivare, annat behövde låsas till namngivna personer med stark verifiering.

Begränsningar i mottagarens IT-miljö. Externa parter hade ofta spärrar för bilagor och länkar; lösningen behövde fungera friktionsfritt utan installationer.

Tidskritiska deadlines. Förfrågningsunderlag, granskningar och ÄTA-beslut krävde snabba flöden med tydlig spårbarhet.

Uppdraget: 

Ta fram en standardiserad process för projektdelning där alla projektteam kan:

  • dela stora filer och mappar på ett säkert, spårbart sätt,
  • välja nivå av verifiering per delning (från enkel länk till BankID/Freja eID),
  • få stöd för snabba signaturflöden, samt
  • arbeta smidigt från Outlook och Microsoft Teams.

Lösningen: 

Projektrum med rättighetsnivåer. Varje projekt får en tydlig struktur och behörigheter per roll (beställare, huvud-/underentreprenör, sakkonsult).

Säker fildelning. Publika länkar för öppna underlag, och BankID/Freja eID när mottagaren måste styrka identitet innan åtkomst. Händelselogg ger full spårbarhet.

Digital signering för beslut och avtal. Snabb signering av mötesprotokoll, sekretessavtal (NDA), ÄTA-beslut och leveransgodkännanden.

Outlook-tillägg & Teams-app. Skicka/länka filer från Storegate direkt från inkorgen eller chatten.

Smarta påminnelser. Bevakning av sista svarsdatum i förfrågningar, granskningar och giltighetstider för handlingar.

Storegates svenska molntjänst

Våra lösningar

Hur kan vi hjälpa din verksamhet?

Kontakta oss för kostnadsfri rådgivning