Nya krav från 1 januari 2027
Är ni redo för offentlighetsprincipen?
Från den 1 januari 2027 omfattas fristående förskolor, skolor och fritidshem som drivs av juridiska personer av offentlighetsprincipen. Det innebär nya krav på hur verksamhetens handlingar hanteras, hålls ordnade och görs tillgängliga.
Med Storegate får ni en säker svensk dokumentplattform där ni kan samla, strukturera, behörighetsstyra och dela verksamhetens dokument – på ett och samma ställe.
En trygg grund för dokumenthanteringen
Skapa ordning bland dokumenten
När information ligger utspridd i mejl, lokala mappar, personliga molntjänster och olika system blir det svårt att skapa överblick.
Med en gemensam struktur blir det enklare att samla verksamhetens dokument och hitta rätt information när den behövs.
Hitta handlingar när de efterfrågas
En begäran om att få ta del av en allmän handling ska hanteras skyndsamt. Därför blir det viktigt att enkelt kunna lokalisera relevanta dokument och avgöra vilken information som kan lämnas ut.
Skydda känslig information
Offentlighetsprincipen innebär inte att all information blir offentlig. Skolor och förskolor hanterar uppgifter där åtkomsten behöver begränsas och där en sekretessprövning kan behöva göras innan information lämnas ut.
Bevara kontrollen över informationen
En tydlig dokumentstruktur, behörigheter, versionshantering och möjlighet att följa vad som händer med informationen skapar bättre förutsättningar för långsiktig kontroll.
Vad förändras den 1 januari 2027?
Från den 1 januari 2027 får allmänheten rätt att ta del av allmänna handlingar hos juridiska personer som är enskilda huvudmän inom skolväsendet. Huvudmännen ska vid tillämpningen av offentlighets- och sekretesslagen (OSL) i relevanta delar jämställas med myndigheter.
En allmän handling är dock inte automatiskt offentlig. Innan en handling lämnas ut behöver verksamheten kunna bedöma om hela eller delar av den omfattas av sekretess.
För verksamheten innebär förändringen därför ett ökat behov av att veta vilka handlingar som finns, var de finns, vem som har tillgång till dem och hur de snabbt kan hittas när de efterfrågas.
En plattform för den praktiska dokumenthanteringen
Storegate hjälper er att skapa ordning, kontroll och säker åtkomst till verksamhetens dokument. Ni kan samla, strukturera, söka, behörighetsstyra och dela information i en gemensam svensk dokumentplattform.
På så sätt får ni en stabil grund för den praktiska hanteringen inför offentlighetsprincipen 2027, samtidigt som verksamheten behåller ansvaret för de juridiska bedömningarna kring exempelvis sekretess, bevarande och gallring.
Funktioner för ordning och kontroll
Skapa en tydlig mappstruktur för verksamhetens dokument och samla information som annars riskerar att ligga utspridd mellan datorer, mejl och olika molntjänster.
Storegate erbjuder både personliga och gemensamma lagringsytor och central administration av användare och behörigheter
Frågor & svar
När börjar offentlighetsprincipen gälla för friskolor?
Offentlighetsprincipen börjar gälla för fristående förskolor, skolor och fritidshem den 1 januari 2027. Då får allmänheten rätt att ta del av allmänna handlingar hos juridiska personer som är enskilda huvudmän inom skolväsendet.
Vilka verksamheter omfattas av offentlighetsprincipen?
Offentlighetsprincipen gäller juridiska personer som är godkända som enskilda huvudmän inom skolväsendet, exempelvis aktiebolag, ekonomiska föreningar och stiftelser. Fristående förskolor, skolor och fritidshem omfattas. Enskilda fysiska personer som är huvudmän omfattas däremot inte av den nya regleringen på samma sätt. Läs mer hos Skolverket.
Hur kan Storegate hjälpa oss inför offentlighetsprincipen?
Storegate ger er en gemensam och säker plats för verksamhetens dokument. Ni kan samla, strukturera, söka, behörighetsstyra och dela information på ett kontrollerat sätt. Det skapar bättre förutsättningar för att snabbt hitta rätt handling när den behövs och samtidigt ha kontroll över vem som har åtkomst.
Verksamheten ansvarar fortsatt för de juridiska bedömningarna, exempelvis sekretessprövning, bevarande och gallring.
Hur många användare kan man ha i Storegate?
I princip hur många som helst. Ni som företag sätter själv begränsningen på hur många användare som ska ha tillgång till tjänsten. Storegate Solo inkluderar 1 användare och Storegate Multi startar från 3 användare och går att utöka efter ert behov. Prata gärna med oss om företagsavtal med anpassade lösningar.
Kan Storegate användas för att lämna ut handlingar?
Storegate har funktioner för säker extern delning, vilket gör det möjligt att dela dokument med mottagare utan att skicka filer som vanliga mejlbilagor. Ni kan bland annat styra åtkomsten till delade dokument och använda eID-verifiering när det behövs.
Var lagras våra dokument med Storegate?
Storegate är en svensk molntjänst där kundernas information lagras i Sverige. Ni får dessutom svensk support och en dokumentplattform utvecklad för verksamheter som ställer höga krav på säkerhet och kontroll.
Hur kommer vi igång med Storegate?
Vi hjälper er att se över era behov och hitta en lösning för hur verksamhetens dokument kan samlas, struktureras och delas på ett säkert sätt. Är ni en förening med organisationsnummer som börjar på 7 eller 8 kan ni också ta del av Storegates föreningserbjudande. Kontakta oss så hjälper vi er att komma igång inför 2027.
Ingen insyn. Ingen dataskanning. Full kontroll.
Sekretess och integritet är grundbultar för oss på Storegate och vi skyddar din data mot insyn från utländsk lagstiftning som CLOUD Act, FISA702, EO 12333 och motsvarande extraterritoriella lagar.
