Så delar du ett album

  • Med Storegates utdelningsfunktion kan du enkelt dela ett album till familj och vänner.

    För att skapa ett album och dela ut det följer du nedan enkla steg:

    1. Logga in på ditt konto.
    2. Klicka på albumikonen i vänstermenyn.
    3. Välj ”Skapa album” och namnge albumet.
    4. Välj vilka bilder du vill ha i albumet. Spara.
    5. Klicka på alternativikonen och välj ”Dela”.
    6. Kopiera länken och skicka till mottagaren. Du kan också välja att dela via mail eller sociala medier. Klar!

    Bland inställningarna du kan göra finns möjlighet att sätta ett lösenord på din utdelning och att stoppa åtkomst efter ett valt antal nedladdningar eller datum.

    Genom att kopiera utdelningslänken kan du själv dela den var du vill, men du har också möjlighet att dela direkt via mail, Facebook, Twitter eller Linkedin genom att använda ikonerna längst ner.

    Om du gjort en utdelning du inte längre vill ha kvar tar du enkelt bort den genom att klicka på ”Ta bort utdelning”.

    Undrar du något om utdelningar? Vi hjälper dig, kontakta oss här.

    3 tips för att skapa ett starkt lösenord

  • Idag är det lösenordsbytardagen, ett utmärkt tillfälle att påminnas om vikten av att ha ett starkt lösenord. Det behöver inte vara så krångligt, här kommer våra 3 bästa tips:

    1. Återanvänd inte – Se till att ha olika lösenord för olika tjänster. Om en sida blir hackad är ditt lösenord på vift, och då är det skönt att veta att det inte kan användas någon annanstans. Dels slipper du byta lösenord överallt och dels undviker du risken att bli hackad på flera sidor samtidigt.
    2. Längd – Lösenordet bör ha minst 12 tecken, men gärna fler. Istället för att använda slumpmässigt valda tecken, använd sammansatta ord så blir det enklare att komma ihåg. Tex ”Ostbågaravcheddarlöserallt99%”.
    3. Styrka – Kombinera stora och små bokstäver, siffror och specialtecken.

    Du vet väl om att vi även har tvåstegsverifiering? Den kan du aktivera under inställningar när du är inloggad via hemsidan. Läs mer här. 

    Frågor? Kontakta oss här.

    Hälsningar

    Storegate Supportavdelning

    Så samlar du in filer enkelt med funktionen Filinlämning

  • Nu kan du genom en snabb knapptryckning skapa en mapp för att samla in filer. Nedan går vi igenom hur du gör när du vill använda funktionen.

    Börja med att klicka på ”Nytt” och välj ”Filinlämning”.

    Namnge mappen som skall delas ut.

    Nu är mappen skapad. Om du vill skydda mappen med ett lösenord så kan du lägga till detta. Med tilläggstjänsten ”Dela med BankID” så kan du dessutom kräva BankID-inloggning av mottagaren för extra säkerhet (tilläggstjänsten går att köpa till för företagskunder och finns under ”Kontoinställningar”).

    Nu är allt klart och du kan kopiera eller skicka länken direkt till de som du vill ska lämna in filer till dig.

    Om du vill ha hjälp med att aktivera ”Dela med BankID”, hör av dig till oss.

    Hälsningar

    Storegate Supportavdelning

    Så delar du filer och mappar säkert med BankID

  • Nu finns möjligheten att dela filer och mappar säkert med BankID på Storegate. Funktionen är en tilläggstjänst och du aktiverar den genom att logga in på webben och välj ”Kontoinställningar”. Nedan går vi igenom hur du enkelt gör när du vill använda funktionen.

    Börja med att högerklicka på den fil eller mapp du vill dela ut och välj ”Dela” i menyn.

    För att komma åt BankID-funktionen klickar du på ”Inställningar”.

    Välj sedan ”Skydda länk” och alternativet ”BankID”.

    Nu anger du helt enkelt mottagarens namn och personnummer i fälten och klickar på ”plus-tecknet”. För att lägga till fler personer så fortsätter du bara på samma sätt. När du tryckt på spara så ser du länken som du ska skicka till mottagaren/mottagarna.

    När sedan mottagaren går till utdelningen så möts dom av en BankID-verifiering som enbart fungerar för deras personnummer.

     

    Hälsningar

    Storegate Supportavdelning

    Inför GDPR – Så delar du kundlistor och andra känsliga filer

  •  

    När GDPR införs (den 25 maj 2018) så gäller det att inte låta känslig information cirkulera i mail. GDPR står för General Data Protection Regulation och är EU:s nya dataskyddsförordning. Den kommer att omfatta alla företag som hanterar och lagrar personuppgifter. Enligt GDPR är en personuppgift all information som är kopplad till en levande person, t.ex. namn, foton, e-postadresser, IP-adresser, platsinformation etc.  

    Ett av problemen med att skicka känslig information via mail är att det skickas mellan e-postservrar över Internet och det passerar ofta andra servrar på vägen. Ett annat problem är att det blir svårare för dig att leva upp till rätten att bli bortglömd om du måste söka igenom allas e-postkorgar för att ta bort en personuppgift. Med uppgifterna på ett och samma ställe kan ni enkelt ta bort de personuppgifter hos kunder eller anställda som kräver att bli bortglömda. Mer om detta kan man läsa på Datainspektionens sida. Med Storegate kan du istället dela ut filen med lösenord samt hindra fler än en mottagare att ladda ner filen. Så här enkelt är det:

    1. Logga in på ditt Storegate-konto

    2. Högerklicka på den fil du vill dela och välj ”Dela” (om du inte redan har filen lagrad så kan du helt enkelt bara dra in den på din lagringsyta med drag´n´drop).

    3. Då skapas en publik länk. Välj ”Fler alternativ”

    4. Klicka i ”Skydda mot lösenord” (om du vill få förslag på lösenord så kan du klicka på ”Generera”). Klicka sedan i ”Stoppa åtkomst efter visningar” och ange t.ex. ”1” om du bara vill att mottagaren ska få ladda ner filen en gång.

    5. Tryck på ”Spara”. Nu kan du välja att maila länken direkt eller att kopiera in den i ett mail i ditt egna mailprogram. OBS! Maila inte lösenordet utan skicka det gärna separat via ett SMS. Klart!

    Du kan även dela hela mappar på samma säkra sätt och via en utdelad mapp kan du även samla in känslig information.

    Trygga hälsningar

    Storegate Supportavdelning

     

    Vad ska du ta med i din backup?

  • En backup kan rädda dagen, veckan och året. Både ekonomiskt och humörmässigt. En bra backup gör en återställning effektiv, enkel och snabb.
    Men duger det att bara skaffa, installera och klicka på ”ja” genom installationen? Eller ska man tänka på något särskilt när man väljer vad man tar med?

    En liten stunds eftertanke är inte fel, eftersom en backuptjänst är värdelös om du inte lägger det du behöver backup på i den, medan den är ovärderlig om du packat rätt. Grundprincipen för urvalet bör vara filer du inte kan återskapa och filer vars förlust skulle skapa mycket arbete.

    Vad innebär det då? Självklara är ju bilder, dokument och filer som kräver mer eller mindre arbete för att återskapas. Så, välj de mappar du använder dagligen, helt enkelt. Då har du det du arbetar med säkrat.

    Utöver det så kan de här sakerna vara värda att tänka på:

    • Har du programvaror som skapar egna säkerhetskopior? I många program så kan man skapa specifika säkerhetskopior på till exempel bokföring eller register. Se då till att dessa hamnar i en mapp som du markerat för backup. Ett bra tips kan vara att skapa en ”Backup-mapp” under mappen ”Mina dokument” och sedan inkludera denna när du väljer mappar och filer för din totala backup.
    • E-mail? Hur är din jobbmail konfigurerad, ligger mailen hos leverantören? Eller lokalt? Många jobbar idag ”i mailen”, vi sparar knappt filer och dokument eftersom de är lätta att leta upp i mailprogrammet. Men vad händer om något går åt skogen? Är du osäker, fråga den som är IT-ansvarig där du jobbar.
    • Molntjänster. Använder du någon molntjänst och jobbar med filer direkt via nätet? Som till exempel synktjänster som Dropbox, GDrive eller OneDrive? Då kan det vara en bra idé att även inkludera dessa mappar i backupen. Eftersom den här typen av mappar också ofta delas mellan många personer som alla kan råka ändra, radera eller infektera filer så är det ofta en bra idé att skaffa ett skydd för det.

    Ta dig en stund och kika igenom dina inställningar för din backup. Det är som att resa – packa rätt, så blir resan bra oavsett vad som händer på vägen.

    3 sätt att skydda dig mot ransomware

  • I stundens hetta är det lätt att klicka på en länk utan att tänka efter. Det är mänskligt. Och ibland, som med det aktuella WannaCry-viruset, så behöver vi inte ens klicka på något för att åka dit. Därför är det är viktigt att ni på företaget tänker efter innan. Det finns sätt att minska risken, och framför allt för att hindra eller minimera skador om ni råkar ut för ett gisslan-virus, eller ransomware.

    Det finns 3 ganska enkla saker att ha koll på för att stå emot eller klara en attack, eller dess effekter.

    1) Backup – helst med versionshantering och papperskorg

    Det kan låta självklart, och en del säger att det inte ens hjälper eftersom backupen också smittas – men det kan det absolut göra, det är ju ändå en eller flera extra uppsättningar av dina filer. Om det hjälper dig i en malware-situation beror på hur tjänsten för backup du använder fungerar, och hur du har ställt in den. Till exempel så har vi på Storegate svartlistat filändelser som vi vet kommer från olika typer av malware, virus och trojaner. Givetvis kommer det nya, men vi är snabba på bollen.
    Dessutom så innehåller en bra backup både versionshantering och en papperskorg
    Har du det i din backuptjänst? Så att du kan gå bakåt till tidigare versioner av filer? I det här fallet filer som inte är smittade? Se till att du har det, och att funktionen är aktiverad. Har du även en papperskorg i din tjänst så kan denna vara räddningen, eftersom en del virus kastar dina filer och ersätter dem med krypterade. Har din backuptjänst en papperskorg så hamnar de oskadade filerna där. Det kan låta konstigt, men papperskorgen kan blir din räddning.*

    2) Bra antivirus och brandvägg

    Du har väl antivirus och brandvägg? Malware kommer ofta via fler hål för att undvika att upptäckas av ditt skydd, så det är viktigt att ha bägge varianterna. Det finns så klart en mängd leverantörer av programvara, men en vi rekommenderar är ESET.
    Se till att programvarorna är aktiva och uppdaterade, och kanske även inställda efter rekommendationer från tillverkaren. Kika in på deras hemsida och se om de skriver något om aktuella risker, och skickar de ut nyhetsbrev så sätt upp dig på listan. Då får du information när du behöver det. Du kan också följa dessa i sociala medier, så har du ännu en kanal för information när det behövs. (Det gäller så klart alla dina digitala tjänster.)
    Är det inte du som sköter sådana här frågor, så kolla med den som är IT-ansvarig. Det händer mycket inom säkerhet så en påminnelse är aldrig fel. Om ni drabbas blir ditt jobb blir också svårt, det kanske är du som får stå till svars inför kunder, inte kan fakturera, leverera eller på något annat sätt sköta ditt jobb. 

    3) Gör alla uppdateringar

    Det är alltid viktigt. Alltid. Microsoft, Apple och andra som gör din programvara och ditt operativsystem vill att du ska gilla att använda deras produkter och känna dig trygg när du jobbar i det – därför fixar de så snabbt de kan hål och luckor i säkerheten, men du måste själv se till så att du är uppdaterad. I nästan varje uppdatering så tätas något hål, och du blir tryggare. Se över dina inställningar, oavsett om du kör PC eller Mac, det bästa är om du låter programvaran eller operativsystemet säga till när det behövs. Men kolla gärna. En gång extra.

     

    Har du koll på alla tre? Bra! Då vet du att du gjort vad du kunnat, och kan jobba på i lugn och ro. Någorlunda, i alla fall.

     

    *Har du ett konto hos oss på Storegate? Då har du versionshantering och papperskorg, logga bara in och se så att de är aktiverade. Har du frågor eller funderingar, kontakta vår support.

    Dokumentdelning i realtid med Storegate och Office Online

  • Med Office Online i ert Storegate-konto kan ni enkelt samarbeta i realtid när ni vill, med vem ni vill – direkt i webbläsaren. Skapa, förhandsgranska, redigera och dela dokument, kalkylblad, presentationer och få alla ändringar automatiskt sparade till Storegates datahallar i svenska bergrum. Ni kan även använda versionshistorik om ni vill se tidigare versioner av samma dokument.

     

     

    Backuprapporter och notifieringar

  • Med Storegates backuprapporter och notifieringar är det enkelt att följa sin backup.

    Aktivera funktionen när du är inloggad på ditt konto via hemsidan. Gå in under ”Konto” –> ”Inställningar” som du når via ditt användarnamn högst upp till höger på sidan.

    backuprapporter notifieringar3Backuprapporterna innehåller en sammanställning av när det senast gjordes backup på din dator. I rapporten hittar du information om hur många filer som förts över sedan senast och hur många filer som backupen totalt innehåller. På så vis får du ett kvitto på att backupen fungerar som den ska. Är du dessutom administratör för ett Multi-konto så är det ett utmärkt sätt att hålla koll på all backup som körs på företaget.

    Med notifieringar kan du bland annat få mail om programmet inte anslutit på valt antal dagar eller om det exempelvis är mindre än 10 procent kvar av lagringsytan.

    Du väljer själv vilken e-postadress du vill ha rapporter och notifieringar till och när du vill få dessa skickade till dig.

    Behöver du hjälp att aktivera funktionen, kontakta support!

    Återställa filer från papperskorgen

  • Det är lätt hänt att man råkar radera fel när man rensar bland sina filer. Ett litet felklick och plötsligt kan ett viktigt dokument vara helt borta. Lugn – med papperskorgen på Storegate kan du enkelt få tillbaka en fil eller mapp du tagit bort av misstag. Tryggt, enkelt och bekvämt!

    Du ser om du har papperskorgen påslagen under ”Kontoinställningar” när du är inloggad via hemsidan.

    Klicka på användarnamnet högst upp till höger för att hitta ”Konto”. Här kan du aktivera/avaktivera papperskorgen. Observera att filer raderas permanent vid borttagning om du inte har papperskorgen aktiv.

    Gör såhär för att återställa en fil:

    • Gå in i papperskorgen i vänsterspalten
    • Markera filen du vill återställa
    • Välj ”Hantera” –> ”Återställ”
    • Nu finns filen på sin ursprungliga plats igen.

    Papperskorgen fungerar enbart till Mina filer-delen av kontot. Filer som raderas från Backupdelen av kontot (hänglåsikonen) tas bort permanent.

    För Teamkonton hamnar allt som raderas från Gemensamma filer i administratörens papperskorg och kan bara återställas ifrån detta konto. Om övriga användare raderar filer/mappar ifrån sina egna
    lagringsytor (Mina filer) hamnar dessa i respektive användares egen papperskorg.

    Läs om att hantera lagringsytan via webben i vår kunskapsbank.

    Behöver du hjälp? Tveka inte att kontakta support!